Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Західному апеляційному господарському суді

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів Західного

апеляційного господарського суду

11 червня 2020 року

зі змінами і доповненнями

від 21 вересня 2020 року

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Західному апеляційному господарському суді

І. Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи у Західному апеляційному господарському суді розроблено відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», в редакції закону Про право на справедливий суд, Господарського процесуального кодексу України (у редакції Закону України від 12.02.2015р. № 192-VІІІ), також Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України № 30 від 26.11.2010р. зі змінами та доповненнями.

Засади використання автоматизованої системи документообігу Західного апеляційного господарського суду - це затверджені рішенням зборів суддів Західного апеляційного господарського суду правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України.

1.1. Особливості функціонування автоматизованої системи

1.1.1. У Західному апеляційному господарському суді використовується комп’ютерна програма «Діловодство спеціалізованого суду», розроблена адміністратором автоматизованої системи.

1.1.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді, здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів з ДП «Інформаційні системи».

1.1.3. Збори суддів суду мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України № 30 від 26.11.2010р. (зі змінами та доповненнями) повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

Рішенням зборів суддів затверджуються Засади використання автоматизованої системи документообігу суду і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

ІІ. Порядок функціонування автоматизованої системи

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

2.1.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

2.1.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України № 30 від 26.11.2010 р. (Аз змінами та доповненнями) інформацію.

2.2. Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції.

2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.2.2. Реєстрація апеляційних скарг зі справами та внесення відомостей щодо них до комп’ютерної програми «Діловодство спеціалізованого суду» для їх подальшого автоматизованого розподілу між суддями, здійснюється працівниками відділу документального забезпечення (канцелярія) на протязі робочого дня.

2.3. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

2.3.1. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою документообігу суду з урахуванням спеціалізації та рівномірного навантаження для кожного судді, за принципом випадковості та в хронологічному порядку надходження справ, шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи

пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

2.3.2. Розподіл судових справ здійснюється суду уповноваженою особою апарату суду, визначеною наказом керівника апарату суду на підставі інформації внесеної до автоматизованої системи.

2.3.3. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження та визначеної спеціалізації.

2.3.4. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.3.5. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів відповідного суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься працівником відділу управління персоналом до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

2.4. Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

2.4.1. Зборами суддів суду запроваджено спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

2.4.2. Зборами суддів Західного апеляційного господарського суду визначено постійно–діючої колегії суддів (додаток № 1).

постійно-діюча колегія суддів – колегія суддів, що складається з основного складу та резервних суддів;

основний склад постійно-діючої колегії – визначений процесуальним законодавством кількісний склад суддів, які здійснюють розгляд справи по суті;

резервний суддя (резервні судді) постійно-діючої колегії – суддя (судді), який (які) залучаються на заміну судді (суддів) – члена (членів) основного складу постійно-діючої колегії (за винятком головуючого, судді-доповідача) у разі неможливості останнім (останніми) здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді (продовжувати розгляд) судових справ

2.4.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

1) за шістдесят календарних днів включно до закінчення повноважень судді;

2) у день припинення (відсутності) повноважень судді;

3) за три календарні дні включно до початку відпустки або відрядження судді, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів, а у табелі обліку робочого часу щодо такого судді наявні відповідні відомості, підтверджені первинними документами;

4) за чотирнадцять календарних днів включно до початку відпустки або відрядження судді, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів, а у табелі обліку робочого часу щодо такого судді наявні відповідні відомості, підтверджені первинними документами;

5) у день відсутності судді на робочому місці - за наявності у табелі обліку робочого часу щодо нього відомостей про підстави відсутності на роботі (із нез’ясованих причин; через виклик повісткою до суду, правоохоронних органів, військових комісаріатів, за листком тимчасової непрацездатності, за наказом про відрядження, про надання відпустки, про притягнення до дисциплінарної відповідальності, про звільнення тощо), підтверджених первинними документами.

2.4.4. Дні у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.4.5. Після визначення головуючого суддів відповідно до п.п. 2.3.3 та 2.3.4 цих Засад, автоматизованою системою формується колегія суддів з постійно діючих членів колегії (відповідно до Додатку №1 до Засад);

автоматизована система визначає склад колегії з числа суддів основного складу.

У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з числа суддів основного складу, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа резервних суддів даної колегії.

У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів основного складу та резервних суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа всіх суддів відповідного суду."

Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів (додаток 2), що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.4.6. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо судді-доповідача на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

Після усунення зазначених обставин, справа призначається до розгляду в судовому засіданні.

2.4.7. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п'ять робочих днів, відповідно до  Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України № 30 від 26.11.2010 року з відповідними змінами та доповненнями, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

Автоматичний розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених обставин.

2.4.8. Апеляційні скарги разом з судовими справами, які надійшли до суду повторно з передбачених процесуальним законом підстав передаються раніше визначеному судді-доповідачу, а у разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді (судді-доповідача), у випадках передбачених приписами Положення, якщо відсутність судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановленні чинним законодавством, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу. 

2.4.9. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ у зв’язку з недостатністю суддів відповідної спеціалізації, автоматизований (повторний автоматизований) розподіл судових справ здійснюється із числа усіх суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи та беруть участь у розподілі справ на момент автоматизованого розподілу за резолюцією керівника апарату на підставі доповідної записки уповноваженої особи відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

Для здійснення такого автоматизованого розподілу, тимчасово, тільки для проведення автоматизованого розподілу такої справи, встановлюється необхідна категорія судової справи (господарське судочинство).

2.5. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

2.5.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається. Судова справа розглядається колегією суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою суддя-доповідач та інші судді зі постійно діючої судової колегії.

2.5.2. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься працівником відділу кадрового забезпечення та антикорупційного моніторингу до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.

2.5.3. Перед початком автоматичного розподілу особа відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу справи перевіряє інформацію про обставини які унеможливлюють участь судді в автоматичному розподілі справи.

2.5.4. Працівником відповідальним за автоматичний розподіл судових справ кожен день вноситься до підсистеми КП «Діловодство спеціалізованого суду» - «Табель» інформація щодо відряджень, відпусток, лікарняних та інших причин відсутності суддів.

Персональну відповідальність за своєчасне та достовірне внесення даних до КП «Діловодство спеціалізованого суду» - «Табель» несе працівник відповідальний за автоматичний розподіл судових справ

2.6. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді.

2.6.1. Передача судової справи раніше визначеному судді, колегії суддів, проводиться модулем автоматизованого розподілу щодо:

- судових справ, що надійшли із суду касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження) та ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

- апеляційних скарг, що надійшли до суду апеляційної  інстанцій після визначення судді-доповідача у цій судовій справі;

- апеляційних скарг, що надійшли до суду апеляційної інстанції після визначення судді-доповідача у справі про банкрутство, в тому числі, апеляційних скарг про перегляд судових рішень у справах позовного провадження про визнання недійсними результатів аукціону; про визнання недійсними будь-яких правочинів, укладених боржником,; про повернення (витребування) майна боржника або відшкодування його вартості; про стягнення заробітної плати; про поновлення на роботі посадових та службових осіб боржника; інших судових справах із майновими та немайновими вимогами до боржника (банкрута), розгляд яких здійснюється в мажах справи про банкрутство;

- заяв або клопотань, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- заяв, скарг та клопотань з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу.

У разі відсутності раніше визначеного судді, судді-доповідача такі процесуальні документи підлягають автоматизованому розподілу між суддями.

- заяв про вжиття заходів забезпечення та/або про скасування заходів забезпечення;

- заяв про відновлення втраченого судового провадження;

- апеляційних скарг, поданих до закінчення апеляційного  провадження в рамках однієї справи, але на різні судові рішення.

У випадку, якщо в провадженні судді перебуває справа за апеляційної скаргою на ухвалу про забезпечення позову чи на іншу ухвалу, яка не перешкоджає подальшому розгляду справи, а раніше визначений головуючий суддя відсутній (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо), то подальше надходження до суду господарської справи за апеляційною скаргою на рішення суду не є підставою для передачі справи тому самому судді-доповідачу. В такому випадку справа підлягає автоматизованому розподілу між суддями.

- заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом. 

У випадку неможливості сформувати раніше визначений склад суду (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність головуючого судді) заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами підлягають автоматизованому розподілу між суддями

У випадку неможливості передати раніше визначеному головуючому судді судову справу (апеляційну скаргу, заяву, клопотання тощо) передбачену пунктом 21 розділу VIIІ Положення про автоматизовану систему документообігу суду у редакції рішення Ради суддів України від 02.03.2018 року № 17, якщо така відсутність може призвести до порушення строків розгляду справи, які встановлені ГПК України, то така судова справа передається для здійснення повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату на підставі письмового повідомлення помічника такого судді.

2.6.2.У випадку повторного звернення з апеляційною скаргою чи заявою (скаргою, клопотанням) до суду, яка була повернута без розгляду, така судова справа передається раніше визначеному складу суду, що виніс ухвалу про повернення її без розгляду.

У випадку неможливості виконання головуючим суддею обов’язків судді (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо)  розподіл судової справи, яка надійшла до суду повторно, відбувається між суддями на загальних підставах.

2.7. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями.

2.7.1. У разі задоволення відводу або самовідводу судді (судді-доповідача або всього складу суду), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів).

2.7.2. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відвід, самовідвід судді, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо)) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

2.7.3. У випадку, якщо головуючий суддя, у передбачених законодавством випадках, не може продовжувати розгляд справи протягом 14 (чотирнадцяти) календарних днів (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у незапланованій відпустці тощо), що може призвести до порушення строків розгляду справи, які встановлені ГПК України, справа передається для здійснення повторного автоматизованого розподілу (для заміни головуючого судді), за вмотивованим розпорядженням керівника апарату на підставі письмового повідомлення помічника такого судді, негайно після отримання такої інформації, але не пізніше ніж за 2 (два) робочі дні до дати призначеного судового засідання.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого-судді в справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в п.п.2.4.5 цих Засад.

2.7.4. Невирішені судові справи за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу справ виключно у разі, коли суддя (якщо справа розглядається одноособово) або суддя-доповідач зі складу колегії суддів (якщо справа розглядається колегіально) у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи більше чотирнадцяти днів, що може перешкодити розгляду справи у строки, встановлені Господарським процесуальним кодексом України.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в пункті 2.4.5. цих Засад. 

2.7.5. Про необхідність здійснення повторного автоматизовано розподілу судових справ та/або матеріалів між суддями, у випадку відсутності головуючого судді, помічник такого судді повідомляє про настання зазначених обставин керівника апарату шляхом звернення зі службовою запискою.

2.7.6. У випадку неможливості виконання головуючим – суддею, який прийняв рішення у справі про оскарження рішень третейських судів та про видачу наказів на примусове виконання рішень третейських судів, обов’язків судді, щодо видачі наказу на виконання рішення суду, у такій справі не здійснюється повторний автоматизований розподіл справи, а за письмовою резолюцією голови суду (особи, що виконує його обов’язки) чи заступника голови суду передається іншому судді.    

2.8. Передача судових справ для подальшого розгляду колегією суддів.

2.8.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою працівник відділу документального забезпечення суду (канцелярія) не пізніше наступного робочого дня передає судові справи помічнику судді – головуючого судді визначеному автоматизованою системою.

2.8.2. Засади втрачають чинність з моменту підключення до модуля автоматизованого розподілу справ.