Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Західному апеляційному господарському суді (затверджені зборами суддів Західного апеляційного господарського суду від 20 березня 2025 року)

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів Західного

апеляційного господарського суду

20 березня 2025 року

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Західному апеляційному господарському суді

І. Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи у Західному апеляційному господарському суді розроблено відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», в редакції Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд», Господарського процесуального кодексу України, Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Засади використання автоматизованої системи документообігу Західного апеляційного господарського суду - це затверджені рішенням зборів суддів Західного апеляційного господарського суду правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України.

1.1. Особливості функціонування автоматизованої системи

1.1.1. У Західному апеляційному господарському суді використовується комп’ютерна програма «Діловодство спеціалізованого суду», розроблена адміністратором автоматизованої системи.

1.1.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів.

1.1.3. Збори суддів суду мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

Рішенням зборів суддів затверджуються Засади використання автоматизованої системи документообігу суду і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

ІІ. Порядок функціонування автоматизованої системи

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

2.1.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи відповідно до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

2.1.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи, передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, інформацію.

2.2. Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції.

2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.2.2. Реєстрація апеляційних скарг та внесення відомостей щодо них до комп’ютерної програми «Діловодство спеціалізованого суду» для їх подальшого автоматизованого розподілу між суддями, здійснюється відповідальними особами апарату суду на протязі робочого дня до 15 год 00 хв.

2.3. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

2.3.1. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою документообігу суду з урахуванням спеціалізації та рівномірного навантаження для кожного судді за принципом випадковості та в хронологічному порядку надходження справ шляхом:

пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

2.3.2. Розподіл судових справ здійснюється уповноваженою особою апарату суду, визначеною наказом керівника апарату суду, на підставі інформації внесеної до автоматизованої системи.

2.3.3. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі з числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження та визначеної спеціалізації.

2.3.4. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.3.5. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів відповідного суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься працівником відділу управління персоналом до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

2.4. Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

2.4.1. Зборами суддів суду запроваджено спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

2.4.2. Зборами суддів Західного апеляційного господарського суду визначено постійно-діючі колегії суддів.

постійно-діюча колегія суддів – колегія суддів, що складається з основного складу та резервних суддів;

основний склад постійно-діючої колегії – визначений процесуальним законодавством кількісний склад суддів, які здійснюють розгляд справи по суті;

резервний суддя (судді) постійно-діючої колегії – суддя (судді), який залучається на заміну судді (суддів) – члена (членів) основного складу постійно-діючої колегії (за винятком головуючого судді) у разі неможливості останнім здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді (продовжувати розгляд) судових справ.

2.4.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

1) за два місяці до закінчення повноважень судді;

2) у день припинення (відсутності) повноважень судді;

3) за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

4) за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

5) за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

6) за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

7) у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

 8) у період перебування судді у відпустці/відрядженні;

 9) у період тимчасової непрацездатності судді;

10) у день відсутності судді на робочому місці - за наявності у табелі обліку робочого часу щодо нього відомостей про підстави відсутності на роботі (із нез’ясованих причин; через виклик повісткою до суду, правоохоронних органів, військових комісаріатів, за наказом про відрядження, про притягнення до дисциплінарної відповідальності, про звільнення тощо), підтверджених первинними документами.

2.4.4. Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.4.5. Після визначення головуючого суддів автоматизованою системою формується колегія суддів з постійно діючих членів колегії, затверджених зборами суддів;

автоматизована система визначає склад колегії з числа суддів основного складу.

У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з числа суддів основного складу, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа резервних суддів даної колегії.

У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів основного складу та резервних суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа всіх суддів відповідного суду.

Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів, що створюється автоматизованою системою.

2.4.6. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

Після усунення зазначених обставин, справа призначається до розгляду в судовому засіданні.

2.4.7. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п'ять робочих днів, відповідно до  Положення про автоматизовану систему документообігу суду, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

Автоматичний розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених обставин.

2.4.8.  У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ у зв’язку з недостатністю суддів відповідної спеціалізації, автоматизований (повторний автоматизований) розподіл судових справ здійснюється із числа усіх суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи та беруть участь у розподілі справ на момент автоматизованого розподілу за резолюцією керівника апарату на підставі доповідної записки уповноваженої особи відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

Для здійснення такого автоматизованого розподілу, тимчасово, тільки для проведення автоматизованого розподілу такої справи, встановлюється необхідна категорія судової справи - «господарське судочинство».

2.5. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

2.5.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

Судова справа розглядається колегією суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою  головуючий суддя та інші судді з постійно діючої судової колегії.

2.5.2. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших, передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальним працівником апарату суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.

2.5.3. Перед початком автоматизованого розподілу судової справи особа, відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу справи, перевіряє інформацію про обставини, які унеможливлюють участь судді в автоматизованому розподілі справи.

2.5.4. Працівником, відповідальним за автоматизований розподіл судових справ, кожен день вноситься до підсистеми КП «Діловодство спеціалізованого суду» - «Табель» інформація щодо відряджень, відпусток, лікарняних та інших причин відсутності суддів.

Персональну відповідальність за своєчасне та достовірне внесення даних до КП «Діловодство спеціалізованого суду» - «Табель» несе працівник відповідальний за автоматизований розподіл судових справ.

2.6. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді (складу суду)

2.6.1. Передача судової справи раніше визначеному судді, колегії суддів, проводиться модулем автоматизованого розподілу щодо:

- судових справ, що надійшли із суду касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження) та ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

- заяв, скарг та клопотань з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу. У разі відсутності раніше визначеного судді, судді-доповідача такі процесуальні документи підлягають автоматизованому розподілу між суддями;

- апеляційних скарг, що надійшли до суду апеляційної інстанції після визначення судді-доповідача у справі про банкрутство, в тому числі апеляційних скарг про перегляд судових рішень у справах позовного провадження про визнання недійсними результатів аукціону; про визнання недійсними будь-яких правочинів, укладених боржником; про повернення (витребування) майна боржника або відшкодування його вартості; про стягнення заробітної плати; про поновлення на роботі посадових та службових осіб боржника; інших судових справах із майновими та немайновими вимогами до боржника (банкрута), розгляд яких здійснюється в мажах справи про банкрутство;

- заяв або клопотань, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- заяв про вжиття заходів забезпечення та/або про скасування заходів забезпечення;

- заяв про відновлення втраченого судового провадження;

- апеляційних скарг, поданих до закінчення апеляційного  провадження в рамках однієї справи, але на різні судові рішення.

- апеляційних скарг, поданих на одне і те ж судове рішення, що надійшли до суду апеляційної  інстанцій після визначення складу суду у цій судовій справі, також і після закінчення апеляційного провадження;

- заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом. У випадку неможливості сформувати раніше визначений склад суду (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність головуючого судді) заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами підлягають автоматизованому розподілу між суддями.

У випадку неможливості передати раніше визначеному головуючому судді судову справу (апеляційну скаргу, заяву, клопотання тощо), передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, якщо така відсутність може призвести до порушення строків розгляду справи, які встановлені ГПК України, то така судова справа передається для здійснення повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату на підставі письмового повідомлення помічника такого судді.

2.6.2. У випадку, якщо в провадженні судді перебуває справа за апеляційною скаргою на ухвалу про забезпечення позову чи на іншу ухвалу, яка не перешкоджає подальшому розгляду справи, а раніше визначений головуючий суддя відсутній (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо), то подальше надходження до суду господарської справи за апеляційною скаргою на рішення суду не є підставою для передачі справи тому самому судді-доповідачу. В такому випадку справа підлягає автоматизованому розподілу між суддями.

2.6.3. У випадку повторного звернення з апеляційною скаргою чи заявою (скаргою, клопотанням) до суду, яка була повернута без розгляду, така судова справа передається раніше визначеному складу суду, що виніс ухвалу про повернення її без розгляду.

У випадку неможливості виконання головуючим суддею обов’язків судді (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо)  розподіл судової справи, яка надійшла до суду повторно, відбувається між суддями на загальних підставах.

2.7. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями.

2.7.1. У разі задоволення відводу або самовідводу головуючого судді, якого автоматизованою системою документообігу суду визначено для розгляду судової справи, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді.

2.7.2. Повторний автоматизований розподіл судових справ, у визначених законодавством випадках (неправильне налаштування параметрів (некоректно внесені дані) автоматизованої системи документообігу суду, відвід, самовідвід судді, припинення повноважень, інші випадки передбачені чинним законодавством), здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

2.7.3. У випадку, якщо головуючий суддя, у передбачених законодавством випадках, не може продовжувати розгляд справи протягом 14 (чотирнадцяти) календарних днів (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у незапланованій відпустці тощо), що може призвести до порушення строків розгляду справи, які встановлені ГПК України, справа передається для здійснення повторного автоматизованого розподілу (для заміни головуючого судді), за вмотивованим розпорядженням керівника апарату на підставі письмового повідомлення помічника такого судді, негайно після отримання такої інформації.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або особи, яка виконує його обов’язки) на виконання службової записки головуючого-судді в справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в п.п.2.4.5 цих Засад.

2.7.4. Невирішені судові справи за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу справ виключно у разі, коли суддя (якщо справа розглядається одноособово) або суддя-доповідач зі складу колегії суддів (якщо справа розглядається колегіально), у передбачених законом випадках, не може продовжувати розгляд справи більше чотирнадцяти днів, що може перешкодити розгляду справи у строки, встановлені Господарським процесуальним кодексом України.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в пункті 2.4.5. цих Засад. 

2.7.5. Про необхідність здійснення повторного автоматизовано розподілу судових справ та/або матеріалів між суддями, у випадку відсутності головуючого судді, помічник такого судді повідомляє про настання зазначених обставин керівника апарату шляхом звернення зі службовою запискою.

2.7.6. У випадку неможливості виконання головуючим суддею, який прийняв рішення у справі про оскарження рішень третейських судів та про видачу наказів на примусове виконання рішень третейських судів, обов’язків судді, щодо видачі наказу на виконання рішення суду, у такій справі не здійснюється повторний автоматизований розподіл справи, а за письмовою резолюцією голови суду (особи, що виконує його обов’язки) чи заступника голови суду передається іншому судді.   

2.8. Передача судових справ для подальшого розгляду колегією суддів.

2.8.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою працівник відділу документального забезпечення суду (канцелярії) не пізніше наступного робочого дня передає судові справи помічнику судді – головуючого судді визначеному автоматизованою системою.

2.8.2. Засади втрачають чинність з моменту підключення до модуля автоматизованого розподілу справ.